(3) Közreműködik a bizottság, a bizottság elnöke, tanácsnok a Polgármester, az Alpolgármesterek közgyűlési előterjesztéseinek előkészítésében. (4) Az Aljegyzők, az igazgatóság vezetők, valamint az osztályvezetők bevonásával folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a Közgyűlés elé kerülő előterjesztések, határozat- és rendelet-tervezetek törvényességét. (5) Figyelemmel kíséri és segíti a települési nemzetiségi önkormányzatok működését. (6) Biztosítja a lakosság tájékoztatását a Közgyűlés működéséről, közérdekű döntéseiről, valamint a Hivatal aktuális, az állampolgárok széles körét érintő feladatairól. (7) Beszámol a Hivatal tevékenységéről szükség szerint a Polgármesternek, évente a Közgyűlésnek. (8) Részt vesz a Helyi Védelmi Bizottság munkájában. (9) Döntésre előkészíti a Polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket. (10) Szervezi az együttműködést a rendvédelmi és más szervekkel a közrend-közbiztonság fenntartása és javítása érdekében. (11) Gondoskodik a Hivatal működésének személyi és tárgyi feltételeiről a költségvetés által meghatározott keretek között.
A védelmi intézkedések ideiglenes szigorításáról szóló kormányrendelet közigazgatás működésére vonatkozó előírásainak végrehajtása érdekében és azzal összhangban, március 8-tól 22-ig a Szekszárdi Polgármesteri Hivatalban szünetel az ügyfélfogadás. Továbbá, a járványhelyzetre való tekintettel március 16-tól a polgármesteri hivatal épületébe kizárólag anyakönyvi ügyek intézése céljából lehet belépni, előzetes telefonos időpontegyeztetés után – tájékoztatta portálunkat dr. Gábor Ferenc jegyző a városháza közleményében. Az anyakönyvi osztályon a személyes ügyintézést igénylő ügyek rendes ügyfélfogadási időben továbbra is folynak (házasságkötés bejelentése, névváltoztatás, apai elismerő nyilatkozatok). Az aktuális anyakönyvi tájékoztatók, a házasságkötés szabályai a internetes oldalon elérhetők. Anyakönyvi kivonatot csak postai úton továbbítanak a beküldött kérelem alapján. Kérelemnyomtatvány a fenti honlapról letölthető, illetve a keresztül is igényelhető. A március 16. és 22. közötti időpontra meghirdetett térítési díjbefizetések helyett később új időpontokat közöl a polgármesteri hivatal, addig tehát nem kell befizetni a térítési díjakat.
Mint írják, a járványhelyzetre való tekintettel a polgármesteri hivatal épületébe kizárólag anyakönyvi ügyek intézése céljából lehet belépni, előzetes telefonos időpontegyeztetés után, emellett az anyakönyvi osztályon a személyes ügyintézést igénylő ügyek rendes ügyfélfogadási időben továbbra is folynak. Kitérnek rá, hogy az anyakönyvi kivonatot csak postai úton továbbítják a beküldött kérelem alapján. A 2021. március 16. – 2021. április 19. közötti időpontra meghirdetett térítési díj befizetések helyett később új időpontokat közöl a Polgármesteri Hivatal, addig tehát nem kell befizetni a térítési díjakat! Egyéb ügyekben időpontegyeztetés miatt kérjük, a Polgármesteri Hivatal központi telefonszámán 74/504-100 érdeklődjenek – olvasható a tájékoztatóban. Hozzáfűzik, hogy a Polgármesteri Hivatal ügyintézéssel foglalkozó munkatársai főként távmunkában végzik feladataikat, ezért hivatali telefonszámaikon nem elérhetők, elektronikus levélben viszont továbbra is kapcsolatba lehet velük lépni, az elérhetőségei pedig megtalálhatók Szekszárd város honlapján.
Igazgatóság-vezetők 8. (1) Az egységes Hivatal belső szervezeti egysége az Igazgatóság, élén Igazgatóság-vezető, illetve aljegyző áll, aki az Igazgatóság feladatainak színvonalas ellátásáról gondoskodik. (2) Az Igazgatóság vezetője az SZMSZ-ben, belső szabályzatokban, és munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelően vezeti az Igazgatóságot. (3) Vezetői megbízását a Jegyzőtől kapja a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényben főosztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő vezetői besorolással. (4) Az igazgatóság-vezetője felelős az igazgatóságon belüli hatékony és célszerű munkamegosztásért, a feladatok gyors, szakszerű és törvényes ellátásáért, az eredményes munkáért.
A szervezeti egységek vezetői a Hivatal képviselőjeként szakterületüket érintő kérdésekben a jegyző felhatalmazása alapján járhatnak el. A Szálkai Kirendeltség működésének felügyeletét érintő kérdésekben a Hivatal képviseletét a jegyző által e feladattal megbízott köztisztviselő látja el. (3) A Hivatal Szekszárd Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének döntése alapján ellátja az önkormányzat által irányított költségvetési szervek szellemi és fizikai (technikai) támogató tevékenységét, valamint a pénzügyi-, gazdasági feladatokat, ezen belül különösen a könyvelési és gazdálkodási feladatokat. A Hivatal gazdasági szervezete a Gazdasági és Informatikai Igazgatóság.